همه ما در زندگی امیدها، رویاها و آرزوهایی داریم. اما چند نفر از ما واقعاً به اهداف خود می‌رسیم؟ اغلب اوقات ما زمان زیادی را صرف فکر کردن یا صحبت در مورد آنچه می‌خواهیم می‌کنیم. اما برای رسیدن به آن قدمی‌برنمی‌داریم.
اما این قدم برنداشتن به این دلیل نیست که ما تنبل هستیم. به این دلیل است که نمی‌دانیم از کجا شروع کنیم. درواقع برنامه ای نداریم. برای حل این مشکل می‌توانید از تکنیک های برنامه ریزی در زندگی شخصی استفاده کنید که می‌تواند به عنوان یک نقشه راه یا راهنمای تحقق این رویاها به کار گرفته شود.
آشنایی با مهم ترین مزایا و معایب برنامه ریزی
یکی از فایده های مهمی که برنامه ریزی دارد، صرفه جویی در منابع است. هنگامی که فرد با برنامه پیش برود، می داند چه زمانی باید از منابعی که در دسترس دارد استفاده کند. این منابع هم می تواند مالی باشد و هم منابع موجود در محیط شغلی برای استفاده در کار باشد. صرفه جویی در استفاده از منابع قدم اول برای رسیدن فرد به اهداف شخصی اوست و می تواند در جذب موفقیت موثر باشد.
برنامه ریزی انعطاف پذیری را افزایش می دهد
یک برنامه ریزی صحیح می تواند انعطاف پذیری را به طرز چشمگیری افزایش دهد. فردی که قبل از انجام هرکاری ابتدا برای آن برنامه ریزی می کند، می تواند در مسیر اهداف مشکلات و عوامل گوناگون را به درستی مدیریت کند. به عبارت دیگر فرد می داند چگونه باید با مشکلات کنار بیاید و راه حل مناسبی برای شرایط پیش آمده پیدا کند. این شخص توانایی انعطاف پذیری را با برنامه ریزی صحیح به دست آورده است.
برنامه ریزی زمان را مدیریت می کند
با توجه به مزایا و معایب برنامه ریزی افرادی که همیشه با برنامه جلو می روند، بهتر از دیگران می توانند زمان خود را مدیریت کنند. برنامه ریزی باعث صرفه جویی در وقت می شود و فرد می تواند از تمام زمان خود به درستی استفاده کند. برنامه ریزی از اتلاف وقت جلوگیری می کند و به اشخاص اجازه می دهد که در کم ترین زمان بهترین و مفیدترین کارها را انجام دهد. بسیاری از افراد موفق دستیابی به اهداف خود را مدیون برنامه ریزی هستند.
برنامه ریزی فرد را با ویژگی هایش آشنا می کند
یکی از مهم ترین مزایای برنامه ریزی این است که باعث می شود، فرد با نقاط ضعف و نقاط قوت خویش آشنا شود. کسی که از ویژگی های شخصیتی خود آگاه باشد، بهتر می تواند برنامه ریزی کند و با توجه به نقاط قوت و ضعف خود اهداف برنامه ریزی را مشخص می کند. این موضوع نقش مهمی در برنامه ریزی دارد و مراحل برنامه ریزی را ساده تر می کند.
رهایی از سردرگمی
فردی که در انجام کارها برنامه ریزی دارد، از بی نظمی و آشفتگی ها خلاص می شود. ممکن است بسیاری از افراد در مسیر طی کردن اهدافشان دچار سردرگمی شوند. سردرگمی برای بسیاری از افرادی که مشغله زیادی دارند و نمی دانند چگونه باید به کارهایشان نظم ببخشند، بیشتر مشاهده شده است. برنامه ریزی باعث می شود که این افراد کارهایشان را طبقه بندی کنند و با نظم جلو بروند. در نهایت داشتن یک برنامه صحیح آن ها را از سردرگمی خلاص می کند.
برنامه ریزی استرس و اضطراب را کاهش می دهد
بسیاری از افرادی که برنامه ریزی ندارند، در مسیر اهدافشان دچار استرس و اضطراب می شوند. این موضوع بسیار طبیعیست. زیرا فرد نمی داند که چگونه باید برای اهدافش گام بردارد یا اصلا از کجا باید شروع کند. به همین دلیل ممکن است دچار استرس زیادی شود و در نهایت به هدف خود نیز نرسد.
یکی از طلایی ترین مزایای برنامه ریزی این است که باعث کاهش اضطراب می شود. استرس علاوه براینکه باعث تخریب روحیه فرد می شود، بر سلامت جسمانی او نیز تاثیر می گذارد. پس داشتن برنامه و توجه به مزایا و معایب برنامه ریزی در زندگی روزمره را نباید فراموش کرد.
صرفه جویی در هزینه و انرژی
با داشتن یک برنامه ریزی صحیح فرد می تواند پول و انرژی خود را نیز مدیریت کند. هنگامی که شخص برنامه ریزی درستی نداشته باشد، نمی تواند تصمیم بگیرد که پول خود را چگونه باید مدیریت کند. در نتیجه ممکن است سرمایه خود را صرف خرج های بیهوده کند و زمانی که نیاز واجبی به پول داشت با مشکل روبه رو شود. همچنین برنامه ریزی صحیح اجازه نمی دهد که فرد انرژی خود را صرف انجام کارهای غیرضروری کند و توجه را روی اقدامات مهم متمرکز می کند.
برنامه ریزی از اقدامات عجولانه جلوگیری می کند
برنامه ریزی اجازه نمی دهد که افراد دست به انجام کارهای عجولانه بزنند. کسی که برنامه ریزی ندارد ممکن است تحت تاثیر شرایط و احساسات تصمیم های ناگهانی بگیرد که انجام این کار باعث به وجود آمدن شرایط نامطلوب برای فرد می شود. با برنامه ریزی می توان از قبل اهداف را تعیین کرد و شخصی که برنامه دارد، ناخودآگاه دست به اقدامات از پیش تعیین نشده نمی زند.
مزایای برنامه ریزی در محیط کاری
همانطور که برنامه ریزی در زندگی شخصی افراد تاثیرات زیادی دارد، در محیط های کاری نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. داشتن برنامه در محیط کاری شرایط بهتری را برای تمام کارکنان به وجود می آورد و نتایج بهتری نیز به دنبال دارد. برنامه ریزی در محیط کار بهتر است ابتدا توسط مدیر شکل بگیرد، سپس کارکنان نیز از برنامه ای که درنظر گرفته شده آگاه شوند. در ادامه مزایای داشتن برنامه در محیط کار شرح داده می شود.
تمرکز بر اهداف
برنامه داشتن و توجه به مزایا و معایب برنامه ریزی در محیط کاری باعث تمرکز مدیر و کارکنان می شود. هنگامی که کارکنان یک شرکت یا موسسه اهداف موجود در سازمان را طبقه بندی و منظم می کنند، تمرکز بیشتر می شود. داشتن ذهن متمرکز باعث می شود که افراد موجود در یک محیط کاری فقط وظایف خود را انجام دهند و حین انجام کار از پرداختن به موارد بیهوده و غیرضروری اجتناب کنند.
برنامه ریزی باعث کنترل کیفیت می شود
برنامه ریزی به طورمستقیم با کنترل کارکنان و همچنین کیفیت کارشان در ارتباط است. هنگامی که مدیر یک سازمان از برنامه ریزی مناسبی استفاده کند، توانایی کنترل کار اعضا را به دست می آورد. ارزیابی کیفیت کار تاثیر بسیار زیادی بر موفق شدن سازمان دارد. یک شرکت زمانی می تواند نسبت به سایر واحدهای کاری موفق تر شود و کیفیت بهتری داشته باشد که بر کارکنان توانایی کنترل داشته باشد.
برنامه ریزی باعث انگیزه بخشیدن به کارکنان می شود
کارکنان موجود در یک محیط کاری زمانی می توانند با روحیه بهتر و با کیفیت بهتری کار کنند که دارای انگیزه باشند. زمانی که یک سازمان برای انجام کارها نظم داشته باشد و به مزایا و معایب برنامه ریزی توجه کند، کارکنان از وظایف خود آگاه تر می شوند و می توانند وظایف مخصوص خود را با نظم بیشتری انجام دهند. همچنین داشتن انگیزه برای انجام وظایف روحیه کار تیمی را بالا می برد و باعث همکاری بهتر کارکنان با یکدیگر می شود.
برنامه ریزی باعث خلاقیت می شود
هنگامی که مدیران و کارکنان یک شرکت کارهای خود را با برنامه ریزی پیش ببرند، خلاقیت بین افراد بیشتر می شود. داشتن برنامه باعث می شود که مدیران ایده های خلاقانه ای در انجام وظایف خود به کار ببرند. همچنین یک سازمان زمانی می تواند در انجام وظایف خود از خلاقیت استفاده کند که زمان کافی داشته باشد. برنامه ریزی صحیح زمان کافی به افراد می دهد و زمانی که کارکنان فرصت بیشتری در انجام کارهای خود داشته باشند، می توانند از نوآوری و ایده های خلاقانه استفاده کنند.
برنامه ریزی شرایط اقتصادی را کنترل می کند
زمانی که مدیر یک سازمان از برنامه ریزی استفاده کند، شرایط به نحو مناسبی کنترل می شود که از نظر اقتصادی مقرون به صرفه است. به طور مثال یک محیط کاری یا کارخانه با داشتن برنامه صحیح می تواند از مواد و مصالح موجود در کارخانه به درستی استفاده کند و باعث صرفه جویی شود. در این حالت شرایط اقتصادی و هزینه ای که کارخانه برای مواد لازم باید بپردازد کنترل شده و باعث سود می شود.
برنامه ریزی باعث رقابت های صحیح می شود
اغلب اوقات کارکنان موجود در یک محیط کاری نسبت به یکدیگر به عنوان رقیب نگاه می کنند. داشتن برنامه برای انجام وظایف هریک از کارکنان باعث می شود که افراد به نحوه مناسب تری با یکدیگر رقابت کنند و به نوعی به وسیله رقابت با یکدیگر پیشرفت کنند. برنامه ریزی مناسب روابط موفق بین همکاران را به دنبال دارد که در نهایت منجر به موفقیت و سود بیشتر سازمان و کارکنان می شود.
برنامه ریزی باعث پیش بینی اتفاقات آینده می شود
هنگامی که مدیران یک سازمان برنامه منظمی داشته باشند، می توانند احتمالات و مشکلات آینده را پیش بینی کنند. داشتن برنامه ریزی باعث می شود که مدیر در زمان بروز مشکل بتواند راه حل مناسبی پیدا کند. زیرا از قبل احتمال به وجود آمدن حوادث را درنظر گرفته و حالا می تواند با آرامش و شرایط بهتری برای حل مشکل راه حل ارائه دهد و کارکنان را نیز با خود همراه کند.
برنامه داشتن و توجه به مزایا و معایب برنامه ریزی هماهنگی بهتری را ایجاد می کند
زمانی که مدیران یک محیط کاری برنامه ریزی مناسبی داشته باشند، بهتر می توانند هماهنگی های لازم بین کارکنان و وظایف موجود در سازمان را انجام دهند. ایجاد هماهنگی نقش مهمی در بهبود کیفیت وظایف کارکنان دارد. این امر باعث می شود که همکاران بخش های مختلف بدون نیاز به گوشزد مدیر هماهنگی های لازم با یکدیگر را انجام دهند.
معایب های برنامه ریزی
درکنار تمامی مزایایی که برای برنامه ریزی گفته شد، معایبی نیز وجود دارد که آگاهی داشتن افراد از آن ها ضروریست. معایب های برنامه ریزی از مزایای آن بسیار کمتر است، اما با توجه به شرایطی که ممکن است به وجود بیاید، اهمیت دادن به این معایب ضرورت بیشتری نسبت به مزایای آن دارد. در ادامه معایب های برنامه ریزی یک به یک بررسی می شوند و فرد با توجه به آن ها می تواند بهترین تصمیم را بگیرد.
سختی های انجام برنامه ریزی
با اینکه انجام برنامه ریزی می تواند به زندگی افراد نظم ببخشد، اما یک برنامه صحیح و مفید نیازمند نکات دقیق و قوانین خاصی است. اگر این نکات رعایت نشود و به مزایا و معایب برنامه ریزی توجه نشود، برنامه نه تنها فایده ای برای فرد ندارد، بلکه می تواند زیان بخش نیز باشد. همچنین گاهی اوقات انجام برنامه ریزی نیازمند شرایط و موقعیت های خاصی است که برخی اشخاص توانایی منطبق کردن خود با این شرایط را ندارند. پس در نتیجه انجام برنامه ریزی در چنین شرایطی سخت می شود.
برنامه ریزی زمان زیادی می خواهد
انجام یک برنامه ریزی صحیح نیازمند زمان زیادی است. برای اینکه فرد بتواند برنامه خود را به درستی پیش ببرد، باید کارهای خود را طبق زمان بندی موجود در برنامه پیش ببرد. گاهی اوقات ممکن است مشکلات و شرایطی به وجود بیاید که اقدامات از پیش تعیین شده برای حل مسائل کاربردی نداشته باشد. در چنین شرایطی فرد نمی تواند از برنامه خود استفاده کند و برای حل مشکلات نیازمند اقدامات فوری است.
برنامه ریزی برای تغییرات سریع کارایی ندارد
گاهی اوقات عواملی مانند فناوری یا برنامه های تحصیلی ممکن است به سرعت تغییر کنند. در چنین شرایطی فرد نمی تواند با داشتن برنامه کارهای خود را مدیریت کند. برنامه ریزی در این شرایط نه تنها مزایایی ندارد بلکه ممکن است مشکلات جدیدی را هم به وجود بیاورد. پس برنامه ریزی در مواردی نمی تواند به افراد کمک کند و در شرایطی حل مسائل مستلزم تصمیم های فوری است.
برنامه ریزی ممکن است هزینه زیادی داشته باشد
یکی از مهم ترین معایبی که برنامه ریزی ممکن است داشته باشد، هزینه بر بودن آن است. گاهی اوقات انجام برنامه ریزی نیازمند مشاور یا جمع آوری اطلاعات بوده که در چنین شرایطی فرد باید هزینه ای را صرف انجام این امور کند. همچنین اگر پس از آن فرد نتواند از این برنامه ریزی استفاده کند، نه تنها زمان خود را هدر داده بلکه هزینه ای را نیز بیهوده متقبل شده است.
سخن نهایی
امروزه به دلیل مشغله های زیاد و کارهای گوناگون برنامه ریزی می تواند اقدامی مناسب جهت نظم بخشیدن به مسائل زندگی باشد. افراد با توجه به مزایا و معایب برنامه ریزی می توانند شرایط خود را بررسی کنند و سپس برنامه ای برای خود درنظر بگیرند. در این مقاله تلاش بر این بود که تمامی نکات لازم برای انجام برنامه ریزی به صورت کامل و جامع گفته شود. توجه به این نکات می تواند به افراد در مسیر اهدافشان کمک زیادی کند و اطلاعات مناسب از یک برنامه ریزی صحیح را به فرد منتقل کند.
منابع:
