مولتی تسک بودن یا مولتی تسکینگ، به معنی انجام چندین کار در کنار یکدیگر است. اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که می‌توانید همزمان چندین کار یا پروژه را با هم هندل کنید، احتمالا شما هم جزو افراد مولتی تسک هستید؛ از طرف دیگر، سینگل تسک بودن در مقابل مولتی تسک بودن قرار می‌گیرد. سینگل تسک به این معنی است که شما در لحظه می‌توانید تنها روی یک کار و پروژه تمرکز کنید و تا زمانی که آن کار تمام نشود، به سراغ کار جدید نمی‌روید.
مولیتی تسکینگ یا سینگل تسکینگ یکی از ویژگی‌های شخصیتی هر فرد است؛ حتما شما هم افرادی را دیده‌اید که می‌توانند همزمان چندین کار را انجام دهند. منشی دکتری را تصور کنید که همزمان در حال پاسخ‌دادن به مراجعین، جواب دادن تلفن، توجه به صحبت‌های پزشک و رزرو وقت آنلاین برای مراجع است. قطعا این منشی ویژگی شخصیتی مولتی تسک بودن را دارد که می‌تواند همزمان چندین کار را انجام دهد. از طرف دیگر، مهندسی را در نظر بگیرید که در هر لحظه تنها می‌تواند روی یک پروژه کار کند و تا زمانی که پروژه فعلی تمام نشده باشد، پروژه بعدی را شروع نمی‌کند. ویژگی شخصیتی این فرد، سینگل تسک بودن است و او نمی‌تواند همزمان روی چند کار متفاوت تمرکز کند و تمام تمرکز خود را روی موضوعی مشخص قرار می‌دهد.
منظور از مولتی تسک بودن چیست؟
در یک تعریف کلی و ساده می‌توان گفت که منظور از مولتی تسک بودن این است که شما بتوانید چندین کار متفاوت را به صورت همزمان انجام دهید. به عنوان مثال، این توانایی را داشته باشید که همزمان هم به پادکست مورد علاقتان گوش دهید و هم آشپزی کنید.
مزایا مولتی تسکینگ
مولتی تسکینگ مزایای زیادی را به همراه دارد؛ به خصوص در دنیای امروز که سرعت تغییرات بسیار بالا است، مولتی تسکینگ یکی از ویژگی‌های مثبت برای بسیاری از مشاغل شناخته می‌شود. از جمله مزایای مولتی تسک بودن عبارتند از:
- افزایش تولید و خدمات
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها
- امکان فکر کردن خارج از چهارچوب
- حفظ پویایی
معایب مولتی تسک بودن
مولتی تسکینگ در کنار مزایای که دارد، اما معایبی را نیز به همراه دارد. بسیاری از دانشمندان باور دارند که مولی تسک بودن یک ویژگی مثبت نیست و معایب آن بسیار بیشتر و تاثیرگذارتر از مزایای آن است؛ از این رو توصیه می‌کنند که به سراغ سینگل تسک بودن بروید. در ادامه برخی از معایب مولتی تسکینگ را بررسی می‌کنیم:
- مولتی تسک بودن باعث کاهش تمرکز می‌شود؛ زیرا شما در لحظه باید روی چند موضوع مختلف تمرکز کنید.
- مولتی تسک بودن باعث زوال عقل زودرس می‌شود؛ زیرا اینکه چندین فعالیت را به صورت همزمان انجام دهید، به مرور باعث خستگی مغزتان می‌شود.
- مولتی تسک بودن باعث افزایش استرس می‌شود.
- مولتی تسک بودن مانع از انجام «کار عمیق» می‌شود.
منظور از سینگل تسک بودن چیست؟
سینگل تسک بودن دقیقا نقطه مقابل مولتی تسک است. افراد سینگل تسک تنها می‌توانند در لحظه، روی یک کار مشخص تمرکز کنند و در صورتی که چندین کار را به صورت همزمان انجام دهند، تمرکز خود را به طور کلی از دست می‌دهند و نمی‌توانند هیچ کدام از کارها را انجام دهند و به اتمام برسانند.
مزایای سینگل تسکینگ
سینگل تسک بودن مزایای زیادی را برای فرد به همراه دارد که در ادامه به بیان برخی از مهم‌ترین آن‌ها می‌پردازیم:
- حفظ انرژی و توان
- افزایش تعهد نسبت به کاری که انجام می‌دهید.
- نظم بیشتر و دقت بالاتر هنگام انجام فعالیت‌ها
- بهبود و افزایش تمرکز
معایب سینگل تسک بودن
مهم‌ترین عیب سینگل تسک بودن این است که شما توانایی هندل کردن چندین پروژه با یکدیگر را ندارید؛ اما این توانایی برای انجام بسیاری از کارها لازم است. بسیاری از شرکت‌ها و کمپانی‌های بزرگ، موقع استخدام افراد به دنبال فردی با توانایی مولتی تسکینگ است که افراد سینگل تسک این فرصت‌ها را از دست می‌دهند.
هنگام مالتی تسکینگ چه اتفاقی در مغز رخ می‌دهد؟
علم عصب روان‌شناسی می‌گوید مغز ما به نحوی طراحی شده که در هر لحظه تنها روی یک موضوع تمرکز می‌شود و یک کار را می‌تواند انجام دهد. انسان موجودی مالتی تسک نیست، بلکه تنها تمرکز خود را سریعا بین وظایف و کارهای مختلف جابه‌جا می‌کند. در واقع، کارها را همزمان انجام نمی‌دهیم، بلکه با تغییر و جایگزین کردن سریع آن‌ها را پیش می‌بریم. طبق مطالعات، تنها ۲٫۵ درصد افراد می‌توانند به‌صورت مفید و کارآمدی مالتی تسکینگ انجام دهند.
مطالعات دانشگاهی حاکی از آن است که زمانی که سعی داریم ۲ یا چند کار را به صورت همزمان پیش ببریم، کارایی و بهره‌وری کمتری خواهیم داشت و احتمال اشتباه کردن هم بالاتر می‌رود. اگر این کارها پیچیده و مستلزم توجه بیشتری باشند، این احتمالات افزایش پیدا می‌کند.
البته این موضوعات احتمالا برای مالتی تسکنیگ در کارهای روتین روزانه چندان صدق نمی‌کنند. مثلا گوش دادن به موسیقی هنگام راه رفتن یا مرتب کردن لباس‌ها حین تماشای تلویزیون. ولی هرچه کارها پیچیده‌تر باشند، اثرات منفی چندوظیفگی هم افزایش پیدا می‌کند.
مالتی تسکینگ در واقع تمرکز و حواس ما را تقسیم می‌کند. بنابراین نمی‌توانیم تمام تمرکز خود را به یک موضوع معطوف کنیم و در نتیجه کیفیت کارها کاهش پیدا می‌کند. طی یک مطالعه، انجام کارهای متفرقه حین رانندگی بررسی شده بود که نشان داد بر عملکرد فرد در رانندگی تأثیر منفی می‌گذارد. تحقیقات دیگری هم اعلام کردند که افرادی که سعی می‌کنند چند کار را همزمان انجام دهند، حتی زمانی که می‌خواهند تنها روی یک موضوع تمرکز کنند حواس‌پرتی بیشتری دارند و تمرکز برای آن‌ها سخت‌تر است. متخصصان بر این باور هستند که هرچه بیشتر در راستای مالتی تسکینگ تلاش کنیم، دست‌آورد ما کمتر می‌شود. چراکه به توانایی تمرکز کافی برای یادگیری را به‌آرامی از دست می‌دهیم.
آیا زن‌ها در انجام چندوظیفگی بهتر عمل می‌کنند؟
پاسخ کوتاه به این سؤال «بله» است.
طبق تحقیقات و آزمایش‌هایی که انجام شده، زن‌ها در این زمینه عملکرد خیلی بهتری از مردها دارند. طی آزمایشی که به‌تازگی انجام شده بود، از شرکت‌کنندگان درخواست شد تا روی یک تردمیل راه بروند و دست راست خود را بچرخانند (کاری که از نیمه سمت چپ مغز استفاده می‌کند)، در همین حین، برخی سؤالات ذهنی از آن‌ها پرسیده می‌شد؛ تصاویری از کارت‌های رنگی نمایش داده می‌شد که روی هر کار، اسم رنگ هم نوشته شده است و روی برخی اسم رنگ و رنگ کارت همخوانی ندارند. شرکت‌کنندگان باید هرچه سریع‌تر این کارت‌ها را شناسایی می‌کردند. نتایج این آزمایش حاکی از عملکرد خیلی بهتر خانم‌ها بود.
با این حال، کارشناسان معتقدند مالتی تسکینگ کماکان برای تأثیر منفی در عملکرد افراد دارد و بهتر است از انجام آن اجتناب کنیم.
چطور توانایی مالتی تسکینگ خود را تقویت کنیم؟
در وهله اول، بهتر است از چندوظیفگی اجتناب کنید، چراکه واقعا رویکردی ایدئال نیست. تا جای ممکن تلاش کنید که هرگز به انجام این کار عادت نکنید. همچنین، هرگز اثربخشی را قربانی بازده و کارایی نکنید. چند وظیفگی شاید برخی اوقات اجازه انجام سریع‌تر کارها را بدهد، ولی به احتمال زیاد از کیفیت انجام آن‌ها می‌کاهد. ولی اگر بنا به هر دلیلی چاره‌ای جز استفاده از آن ندارید، توصیه ما این است که راهکارها و استراتژی‌های زیر را جهت بهبود هرچه بیشتر و کاهش اثرات منفی آن به‌کار بگیرید.
-
برنامه‌ریزی کنید
اولین قدم برای انجام چندوظیفگی، برنامه‌ریزی و تعیین اهداف است. شما نباید تلاش کنید چند کار را همزمان پیش ببرید و انتظار داشته باشید تمام آن‌ها در زمان مقرر و به‌خوبی (همانند زمانی که روی هر کدام از آن‌ها تمرکز کامل و کافی دارید) انجام شوند.
برای شروع، اهدافی واقع‌گرایانه و منطقی برای خودتان بنویسید. اگر اهداف شما خیلی بزرگ و غیرقابل دسترس باشند، استرس و نگرانی بی‌دلیلی به شما وارد خواهد شد. بهتر است این اهداف را به بخش‌های کوتاه‌تر و قابل دسترس‌تر هم تقسیم کنید. سپس، زمان کافی و معقولی را برای رسیدن به هرکدام از این اهداف تعیین کنید.
لیستی از این کارها و زمان‌بندی‌ها تهیه کرده و آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. این لیست را می‌توانید در اپلیکیشن‌هایی مانند ترلو (Trello) یا اکسل (Excel) بنویسید. چراکه به تمرکز شما کمک می‌کنند. به عبارت دیگر، سعی کنید همه چیز قبل از شروع کار آماده باشد و زمانی که کار کردن را شروع کردید، دیگر احتیاجی به برنامه‌ریزی بیشتر نداشته باشید. هیچ چیز بدتر این نیست که در میانه‌ی کار متوجه اشتباهات برنامه‌ریزی و زمان‌بندی شده و ناچار باشید دوباره بخشی از زمان و تمرکز خود را به این کار اختصاص دهید. یادتان باشد این موضوع خودش نوعی Multitasking به شما تحمیل می‌کند!
-
کارهای مشابه را در یک گروه قرار دهید
چندوظیفگی به خودی خود یک فرایند بسیار پیچیده است و تأثیر منفی زیادی در عملکرد افراد دارد. ولی برای تسلط بیشتر بر انجام آن، بهتر است کارهایی را انتخاب کنید که از یک ماهیت و مرتبط با یکدیگر باشند. به عبارت دیگر، موضوعاتی که روی آن‌ها کار می‌کنید بهتر است با یکدیگر مشابه باشند. چراکه اگر قرار است ذهن شما از کاری به کار دیگر بپرد، بهتر است آن‌ها مشابه بوده و نقاط اشتراک بیشتری داشته باشند. حافظه کوتاه‌مدت شما نمی‌تواند مقادیر خیلی زیادی اطلاعات مختلف و متنوع را در خود نگه دارد. بنابراین، سعی کنید کارهایی از یک پروژه یا کارهایی که فرایند مشابه دارند را به‌صورت مالتی تسکینگ انجام دهید.
به‌عنوان مثال، اگر چندین پروژه برای مشتری‌های مختلفی را انجام می‌دهید. پروژه‌های مشابه هرکدام از مشتری‌ها را با یکدیگر پیش ببرید. در این حالت ذهن شما بازدهی بیشتری داشته و کارها هم آسان‌تر پیش می‌روند.
-
عوامل حواس‌پرت کننده را از بین ببرید
حواسی‌پرتی دشمن شما است. حتی زمانی که روی ساده‌ترین پروژه‌ها کار می‌کنید هم حواس‌پرتی می‌تواند مضر باشد؛ بنابراین، وقتی چند کار را همزمان انجام می‌دهید، این عوامل می‌توانند اثراتی فاجعه‌آمیز به همراه داشته باشند. راه‌های زیادی برای مبارزه با آن‌ها وجود دارد. ولی در وهله‌ی اول باید این عوامل را به‌خوبی شناسایی کنید. شاید بستن درب دفتر مشکل شما را حل کند. شاید هم بهتر باشد برای چند ساعت در اتاق کنفرانس خالی شرکت به کارتان بپردازید. قطع کردن اینترنت لپ‌تاپ، خاموش کردن تلفن همراه و… همگی می‌توانند راهکارهایی برای افزایش تمرکز باشند. شاید هم دلتان بخواهد برای افزایش تمرکز به موسیقی گوش دهید. تمام این‌ها بستگی به تکنیک شخصی شما دارند.
قانون را در خاطر داشته باشید؛ ذهن شما ظرفیت محدودی برای تمرکز دارد و در هر لحظه تنها روی یک موضوع متمرکز می‌شود. برای انجام چند کار، ذهن باید از کاری به کار دیگر بپرد. بنابراین، هرچه این پرش‌ها کمتر باشند، عملکرد بهتر خواهد بود.
به صورت طبیعی، بعد از چند ساعت تمرکز و کار کردن، ذهن شما می‌خواهد که آزاد شود و به مسائل دیگری فکر کند. به همین خاطر خیلی ضروری است که دقت کنید هیچ عامل بیرونی به این موضوع دامن نزند. چندوظیفگی (مالتی تسکینگ) مستلزم تمام حواس و تمرکز شما است و نباید اجازه دهید چیزی برای شما ممانعت ایجاد کند.
-
پیشرفت کار را به صورت مداوم بررسی کنید
در مرحله‌ی اول، توضیح دادیم که باید کارها به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرده و آن‌ها را برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کنید. هر چند ساعت باید دوباره به همان برنامه‌ریزی بازگشته و آن‌ها را بررسی کنید. اگر موفق شده باشید به تمام اهداف و برنامه‌ها در زمان مقرر برسید، در مسیر درستی قرار دارید. در تمام طول مسیر دقت داشته باشید که همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود. در مجموع، توصیه می‌کنیم که اهداف کوتاهی تنظیم کنید که به‌راحتی قابل ردیابی باشند.
نرم‌افزارها و وب‌سایت‌های بسیار خوبی برای مدیریت برنامه‌ها وجود دارند و می‌توانند کمک زیادی به شما کنند. ابزارهایی مانند Trello می‌توانند کمک کنند که انجام این کارها را بهتر و مؤثرتر مدیریت کنید.
-
استراحت کنید
کار کردن مداوم و برای مدت طولانی در طول روز به هیچ عنوان توصیه نمی‌شود. عملکرد و بازدهی مغز بعد از مدتی کاهش پیدا می‌کند و به استراحت احتیاج دارد. بنابراین دقت داشته باشید که همیشه در حین کار استراحت‌هایی را به صورت مداوم برنامه‌ریزی کنید. لزومی ندارد که این استراحت‌ها طولانی باشند. چند مرتبه استراحت کوتاه مدت در طول روز می‌تواند تأثیر چشمگیری در بهبود عملکرد شما داشته باشد. از آنجایی که مالتی تسکینگ مستلزم تمرکز و انرژی خیلی بیشتری است، نه استراحت‌ها نه‌تنها اهمیت بیشتری پیدا کرده، بلکه شاید حتی احتیاج باشد که تعداد آن‌ها را هم افزایش دهید.
-
زمانی را به مرور کارها اختصاص دهید
وقتی تمام اهداف کوچک و بزرگ تمام شد و پروژه به اتمام رسید، لازم است که زمانی را هم برای توجه و بازبینی جزئیات در نظر بگیرید. در این مرحله باید تمام کارها را دوباره مرور کنید. این کار ممکن است غیرمولد به نظر برسد، شاید هم فکر کنید که اتلاف وقت است. اما فرایند بررسی مجدد یکی از اصلی و ضروری‌ترین مراحل هر پروژه است. این موضوع به‌خصوص زمانی اهمیت دارد که چند کار را به صورت مالتی تسک انجام داده باشید. از آنجایی که احتمال بروز اشتباه در این روش کاری بیشتر است، بررسی مجدد اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
همه‌ی افراد به یک روش چندوظیفگی نمی‌کنند، چراکه توانایی‌های مغز همه‌ی ما با یکدیگر متفاوت است. ولی از آنجایی که مغز انسان توانایی مالتی تسکینگ کامل و موفق را ندارد، لازم است از ابزارها و استراتژی‌های فوق برای بهبود عملکرد مغز در این فرایند کمک بگیریم. با تکرار و تمرین زیاد، تا حدی می‌توانید بر این ضعف فارغ شده و عملکرد مالتی تسک خود را بهبود ببخشید.
منابع :
