چابک سازی سازمان چیست و به چه معناست؟ سازمان چابک Agile organization سازمانی است که به تغییرات محیطی سریع پاسخ می‌دهد و انعطاف‌پذیری بالایی در رفع نیازهای مشتریان دارد. سازمان چابک و مبحث چابکی سازمان Organizational Agility یکی از مباحث بااهمیت در تئوری‌های سازمان و مدیریت بویژه در حوزه مدیریت زنجیره تامین و مدیریت تولید است.
چابکی سازمانی چیست؟
در فضای کنونی، چابکی به معنای واکنش اثر بخش به محیط متغیر و غی قابل پیش‌بینی و استفاده از آن تغییرات به عنوان فرصت هایی برای پیشرفت سازمانی است ولی در اصل واژه چابک در فرهنگ لغت، به معنای حرکت سریع، چالاک، فعال، توانایی حرکت به صورت سریع و آسان و قادر بودن به تفکر به صورت متهورانه و با یک روش هوشمندانه بکار گرفته شده است. چابکی سازمان از ابزارهای مدیریت سازمان در محیط‌هایی با نرخ فزاینده تغییر است.
از این رو سازمان‌ها برای بقاء و حفظ موقعیت خود، شکل‌های متفاوتی به خود گیرند. یکی از جدیدترین شکل‌های سازمانی، فرم سازمان‌های چابک می‌باشد. سازمان‌های چابک فراتر از انطباق با تغییرات می‌اندیشند و متمایل به استفاده از فرصت‌های بالقوه در یک محیط متلاطم و کسب یک موقعیت ثابت بخاطر نوآوری‌ها و شایستگی‌های خود می‌باشند.
اهمیت چابکی سازمانی برای کسب و کارها
شرکت‌هایی که دهه‌ها وجود دارند، یا شرکت‌هایی که در سرتاسر جهان فعالیت دارند و ده‌ها هزار نفر را استخدام می‌کنند، ممکن است در مورد چابکی سازمانی با مشکل مواجه شوند – اما غیرممکن نیست. در واقع، اگر آنها تصمیم بگیرند که این نیاز به تغییر و سازگاری را نادیده بگیرند، این امر هزینه بر خواهد بود.
در یک محیط کسب و کار دائما در حال تغییر، چابکی سازمانی بسیار مهم است. برای استفاده از فرصت ها و استفاده حداکثری از چالش های رقابتی، سازمان ها باید به سرعت نوآوری و سازگاری داشته باشند. این شرکت ها با توانمندسازی کارکنان، پذیرش اختلال و آزمایش در مورد نحوه انجام کار، قادر خواهند بود از قدرتی که چابکی سازمانی ارائه می دهد، استفاده کنند.
8 شاخص چابکی سازمانی
8 شاخص چابکی سازمانی شامل:
1- مشارکت و تعهد
2- سرعت تصمیم گیری
3- تحمل آزمایش
4- توانمند سازی
5- تطبیق یافتن با فناوری
6- سادگی
7- به اشتراک گذاری دانش
8- تمرکز بر نوآوری.
این هشت شاخص چابکی سازمانی با هم کار می کنند و باید به طور موازی تکامل یابند.
بااین‌حال، در یک مطالعه جداگانه، اکثر رهبران کسب و کار گفتند، داشتن شاخص های چابکی سازمانی یک رویه مهم برای عرضه محصولات به بازار و جلو زدن از رقباست، اما بیش از نیمی از پاسخ‌دهندگان در محل کار خود اصول اولیه چابکی را تجربه نمی‌کنند. واضح است که اکثر شرکت‌ها می‌خواهند ساختار سازمانی چابک تری داشته باشند. اما به نظر می‌رسد اکثر شرکت‌ها فرهنگ حمایت از این امر را ندارند.
چگونه سازمان چابک داشته باشیم؟
به افراد خود قدرت بدهید
شرکت‌های موفق به‌طور فزاینده‌ای از کارکنان می‌خواهند تا نظرات خود را ابراز کنند و به‌طور جدی برای موفقیت سازمان تلاش نمایند. تیم‌های چابک به سازمان کمک می‌کنند تا تصمیماتی مستقل و سریع گرفته شود که علاوه بر مدنظر قرار دادن اهداف و چشم‌انداز سازمان، خرد جمعی نیز در آن دخیل است.
ذهنیت کارآفرینانه را در سازمان ترویج کنید
تیم‌های کوچکی را ایجاد کنید که ایده‌های خلاقانه با کارکردهای چندبخشی خلق کنند و برای اجرا سازی آنها بودجه دریافت نمایند. هنگامی‌که شما به چنین تیم‌هایی آزادی عمل می‌دهید، مسئولیت بیشتری را نیز برای اثربخشی تصمیماتشان ایجاد می‌کنید و همین عامل موجب می‌شود افراد به پیگیری امور تشویق شده و عواقب تصمیماتشان را در نظر بگیرند. سازمان چابک از کارکنانش می‌پرسد که اگر شما مالک این شرکت بودید چه می‌کردید؟
شخصیت و کاراکتر سازمان و کارکنان را متناسب با چشم‌انداز تغییر دهید
الگوی نقش می‌تواند الهام‌بخش افراد برای انجام درست کارها و رفتارهای برگزیده در سازمان شود. حتی همین الگو قرار دادن موجب می‌شود ایده‌هایی معنادار و اثربخش خلق کنیم که به رشد سازمان کمک کند. برای مثال اگر چشم‌انداز سازمان ایجاد شرکتی کارآفرینانه و مشتری محور باشد، باید در پی استخدام افرادی خلاق و درعین‌حال مشتری مدار باشیم تا از برآیند کاراکتر افراد، شخصیت سازمان به درستی شکل بگیرد.
سعی کنید یک روایتگری از تغییرات سازمان داشته باشید
با شرح یک روایت مناسب از چگونگی برنامه‌ریزی شرکت برای تغییر، کارکنان بهتر می‌توانند تغییر درک کنند و بر همین اساس برای حمایت از این تغییرات آماده شوند.
تشریفات زائد و جلسات غیرضروری را حذف کنید
اگر واقعاً جلسات غیرضروری، رویدادها و سفرهای بی‌مورد و تشریفات زائد اداری حذف شوند، تمرکز سازمان بر موارد مهم‌تر و مؤثرتری معطوف خواهد شد.
شیوه‌ای کارآمد برای هم‌افزایی و رشد در پیش بگیرید
سعی کنید تا جایی که می‌توانید بر برندها، بودجه‌های بازاریابی و حقوق تصمیم‌گیری کنترل داشته باشید و آن را در سطح جهانی حفظ کنید. گاهی قوانین کشورها به شما این اجازه را می‌دهند تا با تشخیص فرصت‌های سودآور فعالیت‌های محلی و کارآفرینانه را تحت حمایت‌های دولتی تسهیل کنید.
ساختار : یک چارچوب برای تصمیمات آگاهانه
یک رویکرد معمول برای بهبود چابکی سازمان : لایه‌های پیچیده‌ای را که حرکت کسب‌وکار را آهسته می‌کند، جابجا کرده و کارکنان را -در همه سطوح- توانمند نمایید تا تصمیمات آگاهانه اتخاذ نمایند.
بازاندیشی در خصوص نقش مدیران، یک گام حیاتی بسوی چابکی سازمان خواهد بود. از این منظر، نقش مدیر سنتی و مدیر یک سازمان چابک، به این ترتیب قابل مقایسه است:
از نظر سنتی، شغل یک مدیر، عبارتست از اینکه مشخص کند کدام بخش از نیازها، برآورده شده و بر طبق آن به کارکنان، تفویض وظیفه نماید و سپس اطمینان حاصل کند که از دستورالعمل‌ها پیروی شده است.
از سوی دیگر، یک مدیر در یک سازمان چابک به طور شفاف، اهداف مشترک و معیارها را مرتبط کرده و اعضای تیم را -بخصوص کسانی که در خط مقدم ارتباط با مشتریان هستند- تشویق می‌کند تا در خصوص اینکه کدام بخش از ضرورتها انجام شده، بررسی کرده و تصمیمات آگاهانه گرفته و بطور مرتب در جستجوی بهبودها باشند.
این رویکرد، سلسله مراتبی را که بطور نمونه موجب کند شدن یک سازمان می‌شود، از بین می‌برد. اگرچه که این مسئله تنها زمانی موثر است که فرایندهایی برای اطمینان از وجود اطلاعات درست برای تمامی تصمیم گیرندگان وجود داشته باشد و نیز یک روش برای ارتباط بین پیشرفت و بینش، تا سلسله مراتب رهبری را پشتیبانی نماید.
فرایندها: برقرارکردن سیستم‌های مقیاس‌پذیر برای هدایت امکان رویت و تسهیم اطلاعات
استارتاپ‌ها به چابک بودن مشهور هستند. اما زمانیکه فقدان فرایندها موجب بی‌نظمی در روندهای کاری و عدم پاسخگویی می‌شود، اغلب متحمل مشکلات زیادی می‌شوند. شرکت‌های بزرگ، اغلب در سوی دیگر این طیف قرار دارند. آنها دارای ساختار و فرایند هستند اما برای اینکه به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشند تا با سرعت با تقاضای مشتری و بازار انطباق داشته باشند، دچار مشکل هستند.
نتیجه اینکه سازمان‌ها برای اینکه چابک‌تر باشند، باید فرایندهای اصلی و سیستم‌هایی داشته باشند تا از گردش آزاد اطلاعات، مشارکت، پاسخگویی، و تصمیم‌گیری سریع پشتیبانی نمایند. جهت اعمال این روش ابزارهای گوناگونی وجود دارد که مهمترین آنها سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است.
انواع مدل‌های چابکی سازمانی
با توجه به اینکه هر سازمانی دارای جنبه‌های مختلفی بوده، چابکی سازمانی نیز دارای جنبه‌های مختلفی است. البته در حال حاضر تنها 3 مدل عمده چابکی سازمان وجود دارد ولی محققین در حال توسعه آن هستند و برخی از آنها معتقد هستند برای هر سازمان و کسب و کاری 9 نوع چابکی وجود دارد.
در این قسمت به 3 نوع عمده چابکی سازمانی می‌پردازیم. البته نباید فراموش کرد کسب وکارها برای اینکه بتوانند در همه شرایط رشد کنند باید اشکال و مدل‌های مختلف چابکی سازمان را در نظر بگیرند و فقط یک مدل آن را مدنظر نداشته باشند.
1. چابکی عملیاتی؛
این شکل از چابکی سازمانی به توانایی یک سازمان در انتقال سریع منابع شرکت به سمت بهبود کسب و کار به‌طور کلی اشاره دارد.
گاهی شرکت‌ها با چنان تغییرات عملیاتی مواجه می‌شوند که برای ثبات داشتن در این تغییرات مجبور هستند به‌سرعت امور جهت چابکی برنامه عملیاتی سازمان بیفزایند.
برای محقق شدن این امر گاهی مجبور به برون سپاری می‌شوند. گاهی نیز تخصص کارکنان و وفاداری آنها برای محقق شدن این امر، امری ضروری است. خلاصه اینکه رهبران توسعه سازمانی برای رسیدن به چابکی عملیاتی ممکن است با توجه به موقعیتی که در آن حضور دارند تصمیمات مختلف و متنوعی اخذ کنند.
2. چابکی سرمایه‌گذاری و مشارکت؛
این شکل از چابکی سازمانی به توانایی یک سازمان در انتقال سریع منابع شرکت به سمت بهبود تجارت به‌طور کلی اشاره دارد.
گاهی برای توسعه و بهبود کسب و کار بهتر است با افراد جدید یا کسب وکارهای دیگر مشارکت کرد. به‌طور مثال ممکن است به یک نمایندگی جدید یا افراد متخصص جدید احتیاج پیدا کرد. این نوع چابکی سازمانی به توسعه کسب و کار نیز منجر می‌شود.
3. چابکی استراتژیک؛
این شکل از چابکی به توانایی سازمانی در انطباق و به دست آوردن مزیت‌های رقابتی از طریق نوآوری‌های جدید در اسرع وقت اشاره دارد.
ماندن در رقابت با شناخت و استفاده از فرصت‌ها و همچنین تهدیدهای احتمالی و در درجه اول کاهش یا جلوگیری از تحقق آنها به چابکی استراتژیک برمی‌گردد.
توسعه چابکی استراتژیک به رهبران، صلاحیت تشخیص تغییرات بازار را می‌دهد که بتوانند تشخیص دهند این تغییرات برای کسب و کار مفید یا مخرب است. در چنین شرایطی باید به‌سرعت ایده‌های جدید را اجرا و عملی کنند.
کاربردها و مزایای چابکی سازمانی
با چابکی سازمان چه معامله بزرگی انجام می‌شود؟ چرا کسب و کارها باید چابکی سازمانی را در اولویت قرار دهند و تلاش کنند تا حد امکان چابک شوند؟
دلایل بسیاری برای این امر وجود دارد ما در این مقاله به چند مورد از مهمترین مواردی که کاربرد و مزایای چابکی سازمانی را نشان می‌دهند، می‌پردازیم.
1. سازگار با تغییرات؛
اوضاع در کسب و کار همیشه در حال تغییر بوده و بیشتر اوقات این تغییرات، پیچیده نیز هستند. آنچه امروز کار می‌کند، ممکن است فردا جوابگو نباشد.
شرکت‌ها و کسب و کارهایی که قادر به پیش‌بینی تغییرات ورودی هستند، با سرعت بیشتری بر این تغییرات متمرکز می‌شوند و از روندهای جدید، فناوری و خلاقیت استفاده می‌کنند.
به‌طور کلی این‌گونه کسب و کارهایی که به چابکی سازمانی خود بیشترین اهمیت را می‌دهند در نتیجه بیشترین موفقیت را نیز کسب می‌کنند.
تنها را انحراف سریع و به‌موقع، اولویت‌بندی چابکی سازمان است تا در زمان مناسب برای تغییر در روند امور، کسب و کار به درستی آماده باشد. پس یکی از کاربردها و مزایای اصلی چابکی برای هر کسب و کاری، آمادگی و سازگاری با تغییرات دنیای متغیر امروزی است.
2. رشد درآمد بالاتر؛
یکی از کاربردها و مزایای چابکی سازمانی دستیابی به درآمد بالاتر است. منطقی است اگر شرکتی بتواند از روندها و ایده‌های جدید قبل از رقبا بهره ببرد، قادر خواهد بود محصولات و خدمات جدید را سریع‌تر عرضه کند.
به همین ترتیب با تلاش کمتری می‌تواند مشتریان قبلی را به مشتریان وفادار تبدیل و مشتریان بالقوه را به مشتریان جدید تبدیل کرده و آنها را تثبیت کند. همچنین چابکی سازمان برای همه کارکنان شرکت به نقش‌ها و وظایف روشن متکی است.
وقتی تیم شما دقیقا می‌داند که چه کاری باید انجام دهد، قادر به انجام کار با کارایی بیشتری خواهد بود. همین امر موجب می‌شود ساعت‌های تلف شده، کاهش یابد و نتیجه کار افزایش پیدا کند. نتیجه این است که کارها با سرعت بیشتری انجام می‌شوند و دیگر لازم نیست کارمند جدیدی را به کارمندان اضافه کرد.
3. تعامل و اشتیاق کارکنان؛
چابکی سازمان معمولاً منجر به مشاغل بیشتری می‌شود. به راستی چرا؟ زیرا کارمندان مدرن از یکنواختی دوری می‌کنند و می‌خواهند بخشی از شرکت‌ها و کسب و کارهایی باشند که در آنها نوآوری مورد ارزیابی و تشویق قرار می‌گیرد.
تعامل و اشتیاق کارمندان یکی از مزایا و کاربرد سازمان‌هایی است که دارای چابکی سازمانی هستند. تعامل کارمندان امری بسیار مهم بوده زیرا هزینه گردش مالی بسیار است و با تعامل به وجود آمده از این بار مالی کاسته می‌شود.
طبق گزارش تحقیقی انجام شده، یک کارمند متوسط در طول حرفه کاری خود، 12 بار شغل خود را تغییر خواهد داد. هر بار که این کار را انجام می‌دهد، شرکتی که توسط کارمند رها می‌شود هزینه زیادی را متحمل می‌شود.
شرکت‌ها با اولویت دادن چابکی سازمانی می‌توانند کارکنان خود را درگیر وفادری و خلاقیت کرده و میزان کارکنانی که کار را ترک می‌کنند کاهش دهند.
نحوه ارزیابی چابکی سازمانی
سازمان‌ها باید بتوانند چابکی سازمان را اندازه بگیرند تا بتوانند توانایی خود را در این راستا بسنجند. در همین راستا دو نکته اساسی برای اندازه‌گیری چابکی سازمان وجود دارد که به آنها می‌پردازیم.
1. صنعت خود را درک کنید؛
چابک‌ترین سازمان‌ها فقط در برابر تغییرات صنعت واکنش نشان نمی‌دهند، این کسب و کارهای چابک، آنها را پیش‌بینی می‌کنند و استراتژی‌های خود را برای استفاده از آن تطبیق می‌دهند.
تنها راه برای انجام این کار، این است که به طور مداوم انگشت خود را روی نبض صنعت خود قرار داد. کسب وکارها و شرکت‌ها باید درک کنند صنعت مورد نظرشان کجا قرار دارد و به احتمال زیاد در آینده به کجا می‌رسد.
به این ترتیب می‌توانید سازمان خود را با سرعت برای سازگاری، آماده کنید. سپس می‌توانید چالش سازمانی خود را بر اساس میزان درستی پیش‌بینی که داشته‌اید، تغییر دهید.
وقتی صنعت خود را به‌درستی درک کنید، می‌توانید چابکی سازمانی را از نظر رقابت نیز بسنجید. این گونه توانایی سازمانی خود را در برابر شرکت‌های رقبا و همچنین زمینه‌های مختلف و مشابه بالا برده‌اید.
2. معیارهای درست را اندازه بگیرید؛
در کسب و کارها اگر ارقام درست را ردیابی و تحلیل نکنید، هرگز چابکی سازمانی را نمی‌توانید بهبود بخشید.
نکته مهم اینجا است معیارهای مناسب از یک شرکت با شرکت دیگر متفاوت است!
هر کسب و کاری باید معیارهای مهمی را برای اندازه‌گیری شرکت خود انتخاب کند که با تجزیه و تحلیل چشم انداز کلی شرکت می‌توانید این معیارها را به دست آورید. کدام اعداد و ارقام به کسب و کار شما کمک می‌کنند تا چابک‌تر شده و سریع‌تر به اهداف خود برسید؟ این‌ها همان معیارهایی هستند که ارزش اندازه‌گیری را دارند.
