تا چند سال گذشته اصطلاحاتی مانند جلسات طوفان فکری یا Brainstorming اصطلاحی ناآشنا بود. اما همراه با ظهور شرکت‌های استارت‌آپی و تغییر فرهنگ سازمانی، این اصطلاحات نیز بر سر زبان‌ها افتاد. در جلسات طوفان فکری به طور معمول هر یک از افراد به بیان دیدگاه و ایده‌های خود درباره یک موضوع می‌پردازند؛ اما این جلسات را چه طور باید برگزار کرد که بهترین نتیجه حاصل شود؟ در ادامه بخوانید.
طوفان فکری چیست؟
طوفان فکری یا بارش فکری استفاده درست از مغز در سیلی از مشکلات برای رسیدن به راه‌حل است. هدف از برین استورمینگ این است که در کوتاه‌ترین زمان ممکن برای حل یک مشکل، ایده ارائه دهیم و بتوانیم خلاقیت جمعی را مدیریت کنیم. در این روش ورود به جزییات ایده‌ها و راه‌حل‌ها و یا انتخاب یکی از آنها خیلی مهم نیست. مخترع طوفان فکری سرمایه‌دار یک آژانس تبلیغاتی، الکس فایکینی اوزبورن است. او یکی از اولین کسانی بود که استفاده از این طوفان فکری یا Brainstorming را عملی کرد و آن را طوفان فکری نامگذاری کرد. اوزبورن یکی از بنیانگذاران BBDO، آژانس تبلیغاتی مشهور مستقر در شهر نیویورک است.
جلسات طوفان فکری یا Brainstorming چیست؟
در شرکت‌ها و سازمان‌هایی که فرهنگ جدید در آنها حاکم است؛ یکی از اصلی‌ترین ارزش‌ها تشویق کار تیمی و مشارکت دادن کارمندان در جریان تصمیم‌گیری‌هاست. در چنین شرکت‌ها و سازمان‌هایی تصمیم‌ها فقط توسط یک نفر گرفته نمی‌شود و کارمندان نیز در ایده‌پردازی و تصمیم‌گیری‌ها مشارکت دارند. یکی از راه‌های جمع‌آوری نظرات مشارکت اعضای تیم نیز برگزاری جلسات طوفان فکری یا Brainstorming است؛ جلسه‌ای که افراد در آن درباره یک موضوع فکر می‌کنند و نظر می‌دهند.
مزایای طوفان فکری چیست؟
از اصلی‌ترین مزایای برگزاری این جلسات پیدا کردن راه‌حل‌هایی برای مشکلات است که از طریق مشارکت خودجوش به دست می‌آید. طوفان فکری می‌تواند یک هم افزایی بین کارمندان به وجود آورد که همه را دور هم جمع می‌کند. طوفان فکری که به درستی انجام شود، می‌تواند راه‌حل‌هایی به وجود آورد که سازمان‌ها را به سمت فروش بیشتر و رسیدن به هدف سوق دهد. دیگر مزایای طوفان فکری عبارت‌اند از:
- تنوع دیدگاه و ایده در این جلسات بسیار زیاد است.
- جلسه طوفان فکری به دوری کردن از تعصب نسبت به هر دیدگاه خاصی کمک می‌کند.
- اغلب در مدت زمان کوتاهی ایده‌های زیادی خلق می‌شوند.
- فرصتی به افراد داده می‌شود که ایده پردازی کنند و در این کار نیز قوی شوند.
- میان افراد تیم حس رفاقت به وجود می‌آید و به این ترتیب کسب و کار بهتر عمل می‌کند.
اهداف و منافع طوفان مغزی در مدیریت
- تقویت کار تیمی و کمک به مشارکت تمام اعضای تیم در مسائل سازمان
- تقویت ارتباط بین اعضای تیم و افزایش حس همکاری بین آنان
- افزایش قدرت ابتکار و خلاقیت در کارکنان و کمک به آزادی بیان افکار و خلاقیت ها
- تقویت مهارت حل مسئله در کارکنان
- کمک به انتخاب بهترین راه حل با مشارکت تمامی اعضای تیم
- بالا بردن انگیزه کارکنان با القا حس مفید بودن در تیم و سازمان
- بدست آوردن ایده های خاص و نو
۱۱ راهکار مفید برای جلسه طوفان فکری در مدیریت
- بهتر است قبل از جلسه طوفان فکری، سرپرست موضوع مورد بحث را به اطلاع گروه برساند.
- مسئله و هر جزئیاتی که درباره آن می‌توانید منتشر کنید را روی وایت برد بنویسید. بهتر است در نوشتن مسئله محدودیتی برای خودتان قائل نشوید.
- قوانین طوفان فکری را به طور دقیق برای تمامی افراد به طور شفاف بیان کنید و خواستار رعایت تمامی آنها باشید. برخی از مدیران با توجه به نیاز سازمان خود قوانین دیگری هم برای جلسات طوفان مغزی در نظر می‌گیرند.
- در جایگاه مدیر یا سرپرست هیچگاه ابتدا نظر ندهید؛ زیرا بعد از آن ممکن است ایده‌ها و نظرات افراد تابعی از نظر و ایده شما باشد و به هیچ سمت دیگری نرود.
- از افراد بخواهید در مورد مسئله فکر کنند و هر ایده و راه حلی به ذهن‌شان می‌رسد بگویند تا ثبت شود. فرد منشی با سرعت ایده ها را ثبت می‌کند
- می‌توانید ایده‌ها را به صورت شبکه‌ای رو تخته وایت بورد بنویسید. موضوع اصلی را در وسط شبکه قرار دهید. ایده‌های مطرح شده را به آن وصل کنید و ایده‌های مرتبطی که هرکدام جرقه ایجاد دیگری هستند را در زیرمجموعه‌های شبکه یادداشت کنید. با این کار ایده‌ها از همان ابتدا دسته‌بندی می‌شوند.
- به صورت چرخشی و به نوبت از افراد بخواهید ایده‌های خودشان را اعلام کنند. در هر نوبت باید یک ایده بیان شود و نوبت به نفر بعدی برسد. بهتر است هرکس یک قلم و کاغذ داشته باشد تا موقع انتظار برای نوبت، ایده‌هایش را فراموش نکند.
- زمانی که دیگر افراد ایده ای برای بیان نداشتند مرحله بیان ایده ها را به پایان برسانید و حدود نیم ساعت به افراد استراحت بدهید.
- بعد از نیم ساعت استراحت دوباره جلسه طوفان فکری را شروع کنید. اکنون نوبت بررسی راه حل ها و نقد و ارزیابی ایده هاست. در این مرحله کیفیت ایده ها ارزیابی می‌شود.
- ایده ها را دسته بندی کنید و بر اساس الویت، رتبه بندی کنید. آنها باید بر اساس اولویت رتبه بندی شوند. ایده‌های باکیفیتی که راه حل‌های بهتری برای حل مسئله هستند، در رتبه بالاتر قرار می‌گیرند.
- در پایان جلسه طوفان فکری با همفکری تیم و ترکیب ایده ها و تحلیل نهایی آنها، بهترین راهکار برای حل مسئله را انتخاب کنید.
مدیر نباید به دلیل کمبود بودجه یا دیگر منابع لازم پیشنهادها را کنار بگذارد. اگر ایده ای خوب بود، باید راه های پیاده سازی و هرآنچه برای اجرا نیاز دارد را فراهم کنید.
رسیدن به بهترین نتیجه از طوفان فکری
اما برگزاری این جلسات گاهی با مشکلاتی نیز مواجه می‌شود. امکان اینکه جلسه مورد نظر به محلی برای مجادله تبدیل شود یا عده‌ای از حاضران در آن مشارکت نکنند، وجود دارد. البته مسئله دیگری هم هست. یادداشت‌های نوشته شده در اینگونه جلسات معمولاً در میان ایمیل‌ها گم می‌شوند. پس جلسات طوفان فکری برای رسیدن به بهترین نتیجه چه طور برگزار می‌شود؟
اولویت کمیت بر کیفیت
در جلسات طوفان فکری مفید، کمیت بر کیفیت اولویت دارد. مهم نیست که ایده‌ای که داده می‌شود به اندازه کافی خوب است یا نه؛ بلکه مهم این است که همه افراد آزادانه نظرشان را بیان کنند. وقتی شرکت‌کنندگان به طور مداوم ایده‌ها را رد می‌کنند، مانع حرف زدن دیگران می‌شوند و به ایده‌ها به چشم تحقیر می‌نگرند افراد از بیان نظراتشان واهمه پیدا خواهند کرد.
مشارکت حداکثری
بزرگترین مشکل جلسات طوفان فکری این است که به طور معمول تنها ۶۰ تا ۷۵% افراد صحبت را پیش می‌برند و بقیه هیچ گونه مشارکتی ندارند. همچنین برخی از افراد نیز بدون آنکه نظری داشته باشند تنها با ایده‌های دیگران مخالفت می‌کنند؛ مسئله‌ای که مانع بیان ایده‌های جدید می‌شود. حضور افراد در اینگونه جلسات باید کارآمد و موثر باشد تا نتیجه مطلوب حاصل شود.
جدا کردن ایده از بحث
سرپرست تیم می‌تواند موضوع را با سایرین به اشتراک بگذارد و اعضای تیم به صورت جداگانه ایده‌هایشان را یادداشت کنند. این راهکار باعث مشارکت همه افراد و عدم سکوت عده‌ای می‌شود. همچنین افراد به این ترتیب تشویق می‌شوند که بدون ترس از قضاوت، ایده‌های خود را یادداشت کنند و به علاوه فرصت بیشتری برای فکر کردن داشته باشند.
این روش برای افراد درونگرا نیز مفید خواهد بود. همچنین تیم‌هایی که تحت‌تاثیر اولین ایده‌های ارائه شده قرار می‌گیرند به کمک این روش به ایده‌های جدیدتری می‌رسند. در این میان مطالعه‌ای نشان داده که تیم‌های دارای طنز قوی، ۱۵% بیشتر از سایرین به نتیجه و ایده‌های جدید می‌رسند.
ایده‌پردازی سریع
گاهی اوقات، محدودیت زمانی به تولید ایده‌های سریع می‌انجامد، چراکه شما وقت لازم را برای فیلتر کردن یا حذف هرکدام از ایده‌ها ندارید.
برای استفاده از این تکنیک، سرپرست تیم قبل از شروع جلسه، اطلاعات یا سؤالات مرتبط، بودجه، زمان و … را در اختیار سایرین قرار می‌دهد. محدودیت زمانی برای چنین جلسه‌ای بسته به پیچیدگی موضوع است و می‌تواند از ۵ تا ۴۵ دقیقه باشد. این تکنیک برای تیم‌هایی که از جلسات طولانی بیزار هستند یا برای آن دسته از تیم‌هایی که با محدودیت زمانی مواجه‌اند و تمایل به اجرای سریع ایده‌ها را دارند مفید است.
عدم ارزیابی ایده‌ها
یکی از رایج‌ترین جلسات طوفتان فکری، روشی است که افراد در آن یک دایره تشکیل می‌دهند و پس از به اشتراک گذاشتن یک موضوع، یکی پس از دیگری ایده خود را بیان می‌کنند و یکنفر نیز مسئول یادداشت کردن و ثبت ایده‌ها می‌شود.
در این مورد نیز مهم است که ایده‌ها را ارزیابی نکنید تا همه نظراتشان را آزادانه بیان کنند. این تکنیک برای تیم‌هایی که برخی از اعضای آن تمایل به سکوت دارند، مناسب است. در این روش افراد نباید ایده‌های یکدیگر را در لحظه نقد کنند. به آنها بگویید که به ایده‌ها برمی‌گردید و آنها را مجددا بررسی می‌کنید.
در جلسه طوفان فکری چند قانون را باید رعایت کرد:
۱ – هر کسی آزاد است هر چقدر خواست نظر بدهد. هرچه بیشتر بهتر. در اینجا تعداد نظرات مهم است نه کیفیت و حتی کارایی آنها. اعضای جلسه “باید” هر آنچه به فکرشان خطور می کند را بیان کنند ؛حتی نظرات بی ربط و غیرکارشناسی و خنده دار.
۲ – درباره نظرات دیگران، هیچ گونه نقد و بررسی صورت نگیرد. حتی اگر نظرِ داده شده، صد در صد غیرعملی یا خنده دار یا غیرمتعارف باشد. در تفکر خلاق گفته می شود که بسیاری از ایده های خوب، محصول یک حرف ساده و حتی بی ربط هستند. بنابراین از نظرات غیرمعمول استقبال بیشتری کنید. شاید از همین نظرات نامتعارف، وجه تمایزی برای کار و کسب شما پیدا شود.
بنابر این در جلسات طوفان فکری، جملاتی مانند این گفته نمی شود: اجرای ایده تو غیر ممکن است، قبلاً این پیشنهاد اجرا شده و موفق نبوده است، به فکر هزینه های گزاف این طرح هستی؟ این پیشنهادت اصلاً ربطی به موضوع نداره، حرفت خیلی مسخره بود و … .
یادمان نرود که جلسه طوفان فکری، برای تولید محصولات خام فکری است، همین و فقط همین. بنابراین بگذارید ذهن ها به هر سمتی که خواستند بروند و فکر و منطق و احساسات و تخیل و شوخ طبعی و جدی گویی و … خود را عیان و راحت بروز دهند.
۳ – به اعضا بگویید که علاوه بر ارائه دیدگاه های خودشان، می توانند تفکر ترکیبی هم داشته باشند، یعنی نظرات دیگران را با یکدیگر ترکیب کنند و ایده جدیدی به وجود بیاورند.
۴ – اگر مدیر هستید و احتمال می دهید دیگران تحت تاثیر نظرات شما قرار بگیرند و رفتارهایی مانند “تایید کورکورانه حرف مدیر” یا “خودسانسوری” داشته باشند، سعی کنید بیشتر شنونده و تشویق کننده باشید.
۵ – یک نفر که تندنویس هم باشد، نظرات را ثبت کند. هر ایده با ذکر نام صاحب ایده روی یک کاغذ مجزا نوشته شود.
۶ – ممکن است افرادی سخن نگویند؛ آنها را به ارائه نظر تشویق کنید.
۷ – در جلسه طوفان فکری، تنوع فکری و سازمانی حاضران بسیار ضروری است. بنابراین در مثال محصول آرایشی جدید، باید افرادی از بخش های تولید، برندینگ، توزیع، بازاریابی، تبلیغات، مالی دعوت شوند. در ضمن افرادی از رده های مختلف در جلسه حضور داشته باشند، از مدیر تولید تا کارگر خط و از معاون توزیع تا ویزیتور و نیز زن و مرد و افرادی از سنین مختلف.
این تنوع در ترکیب جلسه، آن را هیجانی تر و کارآمدتر می کند.
۸ – همه افراد قلم و کاغذی داشته باشند تا اگر حین صحبت دیگری، ایده ای به ذهن شان رسید، آن را فوراً یادداشت کنند. برخی ایده های مانند گنجشکی هستند که تنها چند ثانیه بر شاخه ذهن می نیشینند و اگر در همان چند لحظه ثبت نشوند، برای همیشه می پرند.
۹ – هر نفر در هر بار سخن گفتن، تنها یک ایده را مطرح کند. بنابراین کسی که سه ایده دارد، در سه نوبت مختلف باید ایده هایش را یکی یکی مطرح کند.
۱۰ – پایان جلسه زمانی است که مدیر جلسه حس می کند افراد، کاملاً تخلیه شده اند. اینجاست که باید از حضورشان تشکر شود و جلسه خاتمه یابد.
۱۱ – مدیر و در صورت نیاز چند نفر دستیار، ایده های نوشته شده را بر اساس مشابهت ها دسته بندی کنند (یادتان هست گفتیم هر ایده روی کاغذی مجزا باشد؟ برای همین دسته بندی بود). سپس کار بر روی ایده ها آغاز می شد:
– ایده ها یک به یک بررسی می شوند
– روی هر ایده تفکر و همفکری می شود
– برخی ایده ها حذف می شوند
– برخی ایده ها عیناً به سمت مراحل اجرا می روند
– برخی ایده ها برای بررسی های بعدی نگهداری می شوند
– برخی ایده ها با یکدیگر تلیفق می شوند
– برخی ایده ها اصلاح یا تکمیل می شوند
– برخی ایده ها با معکوس شدن، قابلیت اجرا پیدا می کنند
– برخی ایده ها به عنوان هشدار در نظر گرفته می شوند.
کلام آخر؛ جلسات طوفان فکری فقط برای ایده‌پردازی نیستند
برگزاری جلسات بارش فکری مزیت‌های بسیاری برای سازمان‌ها دارد. اگر کارمندان برنامه‌هایی به جز وظایف روزمره داشته باشند، دیگر کار برایشان یکنواخت نیست. این موضوع رضایت شغلی آنها را افزایش می‌دهد و باعث وفاداری آنها به سازمان می‌شود.
اگر تجربه‌ای در زمینه برگزاری جلسات طوفان فکری در سازمان خود دارید حتما در بخش کامنت‌ها با من در میان بگذارید. همچنین اگر ابهامی درباره برگزاری این نوع جلسات دارید، می‌توانید سوالات خود را در بخش کامنت‌ها مطرح کنید.
منابع:
