مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان، یعنی زمان خود را به‌طور مؤثر به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه می‌دهد تا بر اساس اولویت‌های خود، فاصله‌های زمانی خاصی را به فعالیت‌های خاصی اختصاص دهند. به‌عبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.
در مدیریت زمان مشخص می‌کنید که کدام فعالیت مهم‌تر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید، کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز می‌توانید انجام دهید.
چرا به مدیریت زمان نیاز داریم؟
مدیریت زمان بسیار مهم است، زیرا به شما کمک می‌کند روز کاری خود را به صورت حرفه‌ای مدیریت کنید تا بتوانید وظایف کاری را بدون به خطر انداختن تعادل بین کار و زندگی خود انجام دهید. در ادامه هفت مزیت مدیریت صحیح زمان را عنوان خواهیم کرد:
بهبود عملکرد
هنگامی که یاد می‌گیرید زمان را برای تمام کارهای مهم خود محدود کنید، به یک بلوغ فکری در مورد انجام به نوبت کارها بر اساس اولویت می‌رسید و به طبع، عملکرد بهتری در آنها از خود نشان خواهید داد. وقتی برنامه‌ای برای دنبال کردن داشته باشید، احتمالاً متوجه خواهید شد که زمان کمتری را صرف تصمیم‌گیری در مورد اینکه الان چه کاری باید انجام دهم و یا کدام کار را باید به تعویق بیندازم، می‌کنید و بیشتر زمان خود را صرف انجام کارهای مهم می‌کنید. مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند فقط روی کارهای اساسی پیش روی خود تمرکز کنید و از حواس پرتی‌های وقت گیر جلوگیری کنید.
ارائه بهتر کار
وقتی فکر و ذهن شما این نباشد که سریع کارها را به ضرب‌العجل خود برسانید، می‌توانید تلاش بیشتری برای کارهای خود داشته باشید و البته زمان برای انجام درست کارها داشته باشید. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند وظایف خود را اولویت بندی کنید تا مطمئن شوید که زمان کافی برای تکمیل هر پروژه در اختیار دارید. کیفیت کار شما زمانی افزایش می‌یابد که برای تکمیل آن عجله‌ای نداشته باشید.
تحویل به موقع کار
مدیریت صحیح زمان شامل تخصیص زمان به تمام کارها در جدول زمان بندی می‌شود. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده می‌کنند تا پروژه‌ای را سر زمان مقرر به اتمام برسانند یا آن را زودتر از موعد تحویل دهند تا در صورت بروز هرگونه چالش، زمان برای رفع مشکل را داشته باشند. اگر زمان مورد نیاز برای تکمیل کار خود را به درستی برنامه ریزی کنید، می‌توانید کارها را سر زمان مقرر تحویل دهید.
کاهش استرس
وقتی برای وظایف خود هم در کار و هم در زندگی شخصی خود برنامه ریزی انجام دهید و به آنها زمان اختصاص دهید، دیگر استرسی برای انجام به موقع آنها نخواهید داشت. مدیریت خوب زمان می‌تواند به شما کمک کند لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید و زمان مورد نیاز را برای مهم‌ترین وظایف خود کنار بگذارید؛ بنابراین دقیقاً می‌دانید چه کاری باید انجام دهید و چقدر زمان برای تکمیل تمام کارها نیاز دارید. اولویت بندی وظایف و تخصیص زمان کافی برای انجام آنها، می‌تواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.
دسترسی به فرصت‌های شغلی بهتر
مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا به یک کارمند قابل اعتماد تبدیل شوید که همیشه کار با کیفیت بالا را در موعد مقرر تحویل می‌دهد. این کار ارزش شما را در میان تمام افراد افزایش می‌دهد و شهرت حرفه‌ای شما را نیز بهبود می‌بخشد، که در نهایت می‌تواند منجر به این شود تا فرصت‌های شغلی جدید برای پیشرفت شغلی پیش روی خود داشته باشید.
افزایش اعتماد به نفس
هنگامی که زمان خود را به درستی مدیریت کنید و با موفقیت به ضرب‌الاجل‌های خود برسید، احساس موفقیت و اعتماد به توانایی‌های خود خواهید داشت. اتمام مستمر فهرست کارهای روزانه یک انگیزه بزرگ برای شما خواهد بود که شما را وادار می‌کند تا مهارت‌های خود در مدیریت زمان را افزایش دهید و فرصت‌های شغلی جدیدی را به دست آورند.
انجام کار به صورت کارآمدتر
هنگامی که بدانید چگونه زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، تمرکز بیشتری روی کار خواهید داشت که به شما این امکان را می‌دهد تا زمان کمتری از دست بدهید و کارهای بیشتری انجام دهید. به عنوان مثال، زمانی که تنها پانزده دقیقه برای یک جلسه مهم زمان دارید، به جای اینکه سراغ انجام کارهای یک پروژه بزرگ بروید می‌توانید چند کار کوچک را در آن زمان انجام دهید و کارهای بزرگتری را که نیاز به نیروی فکری بیشتری دارند را در زمانی انجام دهید که فرصت زیادی دارید. شما با مدیریت صحیح زمان می‌تواند کار خود را کارآمدتر کار کنید تا با زمان کمتری به انجام کارهای بیشتری برسید.
تکنیک های مدیریت زمان
۱. یک دفتر برنامه‌ریزی داشته باشید و اندیشه‌ها، گفت‌وگوها و فعالیت‌های‌تان را به مدت یک هفته ثبت کنید. این به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که چقدر کار می‌توانید طی یک بازه‌ی یک روزه انجام دهید و لحظه‌های ارزشمند شما چطور می‌گذرند و کجا می‌روند. در این صورت خواهید فهمید که چقدر زمان صرف کارهای نتیجه‌بخش می‌کنید و چقدر زمان برای افکار و گفت‌وگوها و اقدامات به‌دردنخور تلف می‌کنید.
۲. اگر می‌خواهید واقعا بدانید که چگونه زمان را مدیریت کنیم، کافی است که برای هر فعالیت یا مکالمه‌ای که برای موفقیت‌تان مهم است، زمان مناسب اختصاص دهید. فهرست «کارهای قابل انجام» بلند و بلندتر خواهد شد تا زمانی که دیگر نمی‌شود هیچ کاری برایش کرد. داشتن یک دفترچه قرار ملاقات بسیار خوب است. قرارهای‌تان را با خودتان برنامه‌ریزی کنید و بازه‌های زمانی‌ای برای اندیشه‌ها، مکالمات و اقداماتی که اولویت بالایی دارند، خالی کنید. زمان شروع و پایان آنها را برنامه‌ریزی کنید. برای حفظ این قرارها نظم داشته باشید.
۳. دستِ کم ۵۰ درصد زمان‌تان را که صرف اندیشه‌ها، مکالمه‌ها و اقداماتی کنید که بیشترین نتیجه را برای‌تان دارند.
۴. برای توقف‌ها و تعلیق‌ها زمان بگذارید. زمان‌هایی را به این اختصاص دهید که از کاری که در حال انجامش هستید، دور شوید. برای نمونه، مفهومی به عنوان «زمانی برای همکاران» در ذهن داشته باشید. آیا «زمانی برای همکاران» راه دیگری برای نامیدن «توقف‌های برنامه‌ریزی‌شده» نیست؟
۵. ۳۰ دقیقه‌ی ابتدایی هر روز را به برنامه‌ریزی کل روز اختصاص دهید. تا زمانی که برنامه‌ی زمانی‌تان را تکمیل نکرده‌اید، روزتان را آغاز نکنید. مهم‌ترین زمان هر روز زمانی است که برنامه‌ی زمانی را برنامه‌ریزی می‌کنید.
۶. ۵ دقیقه پیش از هر تماس تلفنی یا هر فعالیتی به این فکر کنید که می‌خواهید چه نتیجه‌ای به دست آورید. این کار کمک می‌کند تا پیش از آغاز کار بدانید که موفقیت چه شکلی است. همچنین این کار سرعت گذر زمان را آهسته‌تر می‌کند. پس از هر فعالیت یا هر تماس تلفنی ۵ دقیقه صرف این کنید که مشخص کنید آیا نتیجه‌ی دلخواه‌تان را به دست آورده‌اید یا نه. اگر نه، چه چیزی را فراموش کرده‌اید؟ در تماس یا فعالیت بعدی آن را چطور تغییر می‌دهید؟
۷. می‌خواهید بدانید که چگونه زمان را مدیریت کنیم ؟ ساده است، هنگامی که حتما باید کاری را به پایان برسانید، یک علامت «لطفا مزاحم نشوید» پشت در دفترتان قرار دهید.
۸. تمرین کنید که تنها به این دلیل که تلفن زنگ می‌زند و تنها به این دلیل که ایمیل‌ها از راه می‌رسند، جواب آنها را ندهید. پیام‌رسان‌ها را قطع کنید. فورا به درخواست‌های دیگران توجه نکنید، مگر اینکه برای کسب‌وکارتان به شدت حیاتی باشد که یک واکنش یا پاسخ انسانی فوری به قضیه بدهید. در عوض، زمانی را برای جواب دادن به ایمیل‌ها و تلفن زدن به تماس‌های از دست رفته کنار بگذارید.
۹. در نهایت برای اینکه بدانید که چگونه زمان را مدیریت کنیم، بهتر است سایر حواس‌پرت‌کن‌ها مانند فیس‌بوک و بقیه‌ی شبکه‌های اجتماعی را کنار بگذارید، مگر اینکه این رسانه‌های اجتماعی ابزارهایی برای بهبود کسب‌وکارتان باشند.
۱۰. به یاد داشته باشید که به انجام رساندن همه‌ی کارها غیرممکن است. همچنین به خاطر داشته باشید که احتمال این وجود دارد که ۲۰ درصد اندیشه‌ها، گفت‌وگوها و اقدامات‌تان، ۸۰ درصدِ نتایج دلخواه‌تان را بسازند.
منابع :
