وقتی در شرکتی و از زبان کارفرمایی درباره مهارت حل مسئله می‌شنوید، باید بدانید که آنها اغلب به توانایی افراد در مدیریت شرایط سخت یا غیر منتظره در محل کار و همچنین رفع چالش‌های پیچیده هر کسب و کاری اشاره دارند. سازمان‌ها بیشتر به دنبال افرادی هستند که بتوانند هر دو مورد بالا را ابتدا شناسایی و سپس برای پیدا کردن راه حل مناسب و رفع آن اقدام کنند. مهارت حل مسئله ویژگی شخصی است که شما را قادر به انجام این کار می‌کند. مهارت حل مسئله ویژگی است که نه تنها به شما در کسب و کارها کمک می‌کند و باعث پیشرفت و توسعه فردی شما می‌شود، بلکه می‌تواند به عنوان راه گشای شما در مشکلات زندگی نیز عمل کند.
مهارت حل مسئله چیست؟
منظور از مهارت حل مسئله یا (Problem Solving)، یک فرآیند شناختی – رفتاری است که توسط خود فرد هدایت شده و با کمک آن، راه حل‌های موثر و سازگارانه‌ای برای مسائل زندگی می‌یابد. در واقع حل مسئله یک فرآیند آگاهانه، منطقی، نیازمند تلاش و هدفمند را شامل می‌شود. با تسلط بر این مهارت، در زندگی شخصی خود می‌توانید علل احتمالی یک مسئله را بیابید و برای حل آن موضوع، برنامه‌ای عملی را تهیه نمایید. این مهارت که در دسته مهارت‌های نرم در زندگی جای دارد، به توانایی ما برای حل مشکلات به صورت موثر و به موقع، کمک می‌کند. مراحل این مهارت زندگی شامل موارد زیر می‌شود:
تعریف مسأله
اولین گام در یادگیری مهارت حل مسأله، تعریف یا شناخت مسأله است. در عین حال باید از خود بپرسید که چرا و چگونه با چنین مسأله ای مواجه شدید؟ در اینجا نیازمند بکارگیری تفکر منطقی هستید؛ تفکری که به شما کمک می‌کند مسائل را از زاویه‌های دیگری ببینید و به ظاهر قضایا بسنده نکنید.
آیا شواهدی وجود دارد که نشان دهد مهارت حل مسئله برای آینده کسب‌وکار حیاتی است؟
درست است که این روزها بیشتر کارها به وسیله کامپیوترها و تکنولوژی انجام می‌شود. فناوری می‌تواند زندگی را آسان‌تر کند، اما همچنین می‌تواند شرایط را پیچیده‌تر کند. پیشرفت هوش مصنوعی به افزایش قدرت تجزیه و تحلیل داده‌ها و حل مسئله می‌تواند کمک کند، اما با این وجود هنوز چیزهایی وجود دارند که هوش مصنوعی قادر به درک آنها نیست و باید به دست انسان‌ها انجام شود.
کارفرمایان اغلب حل مشکلات مشترک (در ادامه چند مورد از این مشکلات نام برده می‌شود) را برای موفقیت سازمانشان ضروری می‌دانند. کارکنان باید از مهارت حل مسئله برای توسعه راه‌حل‌های عملی و خلاقانه و نشان دادن استقلال و ابتکار عمل به کارفرمایان استفاده کنند. این بدان معناست که افراد درون یک سازمان باید خلاق‌تر و نوآورتر شوند و روش‌های آزموده شده را کمتر بپذیرند و به دنبال روش‌های جدید باشند. آنها باید سرعت عمل داشته باشند و مسائل را حل کنند قبل از اینکه رقبایشان مشتریان آنها را بدزدند.
Adobe مطالعه جدیدی انجام داد تا بفهمد مربیان و سیاست‌گذاران چگونه در مورد مهارت حل مسئله خلاق فکر می‌کنند، این مهارت چقدر برای مشاغل آینده حیاتی هستند و چگونه در حال حاضر در مدارس امروزه به آن پرداخته می‌شود؟ Adobe مهارت حل مسئله را این‌گونه تعریف می‌کند: “حل خلاقانه مسئله فرآیند تعریف مجدد مشکلات و فرصت‌ها، ارائه پاسخ‌ها و راه حل‌های جدید و نوآورانه و سپس اقدام است.”
سه‌چهارم از مربیان مورد بررسی گفتند که دانش آموزان برای آینده خود باید این مهارت‌ها را آموزش ببینند. همچنین، تقریباً ۹۰ درصد از پاسخ‌دهندگان بر این باور بودند که دانش‌آموزانی که مهارت حل مسئله دارند و در حل خلاقانه مسائل خوب عمل می‌کنند، فرصت‌های شغلی با درآمد بیشتری در آینده خواهند داشت و ۸۵ درصد موافق بودند که مهارت حل مسئله مورد تقاضای کارفرمایان امروزی برای مشاغل سطوح ارشد و پردرآمد است.
مراحل حل مسئله
حل مسئله تنها با داشتن مهارت در این کار انجام نمی‌شود. برای حل مسئله باید مراحل زیر را انجام دهید:
۱. مسئله را تعریف کنید
وضعیت را با دقت تجزیه و تحلیل کنید تا در مورد مشکل و جزئیات آن بیشتر بدانید. یک موقعیت و مشکل در سازمان، ممکن است حتی به مشکلات کوچک‌تری تقسیم شود. برای حل مشکلات باید آنها را ابتدا مشخص کنید و سپس به دنبال راه حل آن باشید. سعی کنید رفتار و پاسخ افرادی که مستقیم با مشکل در ارتباط هستند را پیش بینی کنید.
سپس، بر اساس مشاهدات اولیه خود، مراحل زیر را برای دقیق‌تر نشان دادن مشکل انجام دهید:
- حقایق را از نظرات جدا کنید.
- فرایندی را که باعث به وجود آمدن مشکل شده است را مشخص کنید.
- سیاست‌ها و رویه‌های شرکت را تجزیه و تحلیل کنید.
- به منظور جمع آوری اطلاعات بیشتر با اعضای تیم بیشتر باشید و با آنها بیشتر صحبت کنید.
- مشکل را با اصطلاحات خاصی تعریف کنید.
- تمام اطلاعات لازم برای حل مشکل را جمع آوری کنید.
در تعریف مشکل، تمرکز خود را بر روی خود مشکل قرار دهید و از پرداختن به راه حل‌های احتمالی در این مرحله خودداری کنید. به عنوان مثال، جمله “ما باید اسناد آموزشی را بازنویسی کنیم” بر راه حل تمرکز دارد تا مشکل. در عوض، گفتن “مدارک و اسناد آموزشی ناقص است” مشکل را تعریف می‌کند که باید برای آن به دنبال راه حل بود.
بسته به پیچیدگی مشکل، ممکن است بخواهید از ابزارهایی مانند نمودارهای جریان داده و نمودارهای علت و معلولی برای تعریف و علل اصلی آن استفاده کنید.
۲. راه حل‌ها را مشخص کنید
برای رسیدن به تمام راه حل‌های موجود، طوفان فکری برگزار کنید. از همه کسانی که تحت تأثیر این مشکل هستند دعوت کنید تا پیشنهادات خود را بیان کنند و همچنین، با کسانی که ممکن است تجربه بیشتری در مورد نوع چالش شما داشته باشند نیز مشورت کنید. همچنین می‌توانید از نظرسنجی‌ها و بحث‌های گروهی برای به دست آوردن تعداد ایده بیشتر، بهره ببرید.
هنگام بررسی گزینه‌ها و راه حل‌ها، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- هر چیزی که می‌تواند روند رسیدن به راه حل را کُند کند را در نظر داشته باشید.
- مطمئن شوید که ایده‌های به دست آمده، هدف و دورنمای یکسانی دارند و هدف آنها رفع چالش پیش رو است.
- مطمئن شوید که همه‌ی افراد چه درگیر و چه غیر درگیر با چالش در روند پیدا کردن راه حل مشارکت می‌کنند.
- بین گزینه‌ها و ایده‌های کوتاه مدت و بلند مدت تمایز قائل شوید.
تمام راه حل‌های پیشنهادی را بنویسید. برای هر مشکل باید حداقل پنج تا هشت عدد راه حل داشته باشید.
۳. راه حل‌ها را ارزیابی کنید
هنگامی که لیستی از راه حل‌ها را به دست آوردید، وقت آن است که آنها را ارزیابی کنید. پیامدهای مثبت و منفی هر راه حل ، که در مرحله قبل تعریف شده بود را، ارزیابی کنید. تمام راه حل‌ها را از نظر منابع مورد نیاز برای اجرای آنها، از جمله زمان، داده، پرسنل و بودجه، تجزیه و تحلیل کنید.
۴. راه حل را انتخاب کنید
پس از پایان فرایند ارزیابی، راه حلی را انتخاب کنید که به احتمال زیاد مشکل را حل خواهد کرد. در زمان انتخاب راه حل مشخص کنید که مورد انتخاب شده توسط شما، تا چه حد اهداف زیر را برآورده می‌کند:
- این راه حل مشکل را بدون به وجود آوردن مشکلی دیگر حل خواهد کرد.
- برای همه افراد درگیر قابل قبول است.
- پیاده سازی آن آسان و شدنی است.
- با سیاست‌ها و رویه‌های شرکت مطابقت دارد.
هنگام انتخاب راه حل، بسیار مهم است که اجرای آن را نیز در نظر داشته باشید. در مورد اجرای آن باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- افراد مسئول اجرای راه حل
- نحوه اجرای راه حل توسط کارکنان
- مدت زمان و منابع مورد نیاز
۵. راه حل انتخاب شده را اجرا کنید
مرحله بعدی شامل اجرای راه حل انتخاب شده است که معمولاً شما را ملزم به انجام اقدامات زیر می‌کند:
- برای اجرای راه حل انتخاب شده، برنامه‌ای عملیاتی تدوین کنید.
- اهداف را تعیین کرده و آنها را به اهداف قابل اندازه گیری برای نظارت بر اجرا تفکیک کنید.
- زمان بندی اجرا را تعیین کنید.
- برنامه را به همه افراد درگیر اعلام کنید.
- برای طول فرایند اجرای راه حل، کانال‌هایی برای ارائه بازخورد مشخص کنید.
۶. پیشرفت را زیر نظر داشته باشید و برای تغییرات احتمالی آماده باشید
در طول فرایند، پیشرفت کار را پیگیری کنید و آن را اندازه گیری کنید تا مطمئن شوید که راه حل شما به درستی کار می‌کند. داده‌ها و بازخورد دیگران را جمع آوری کنید تا مشخص کنید که آیا راه حل توانسته نیازهای آنها را برآورده کند یا خیر. در صورت بروز هرگونه اتفاق غیر منتظره، ممکن است لازم باشد مراحل را اصلاح کنید. اگر احساس می‌کنید راه حل مطابق برنامه پیش نمی‌رود، ممکن است لازم باشد به راه حل‌های جایگزین خود بازگردید و یک برنامه جدید را اجرا کنید.
انواع تکنیک‌های حل مسئله را بشناسید
در منابع مختلف، اساتید مهارت‌های زندگی و روانشناسان، انواع تکنیک های حل مسئله را معرفی کرده‌اند. هرکس می‌تواند بنا بر شخصیت خود تکنیک مناسبی را برگزیند و با استفاده از آن به حل مشکلات احتمالی بپردازد. در ادامه چند مورد از کارآمدترین این متدها را معرفی خواهیم کرد.
تحلیل ریشه‌ای علت (Root Cause Analysis)
یکی دیگر از تکنیک‌های حل مسئله به روش خلاقانه، تجزیه و تحلیل ریشه‌ای علت به وجود آمدن مشکل است. این روش معمولا زمانی استفاده می‌شود که روند کارها با مشکل روبرو شود. به طور کلی علل ایجاد مسائل متفاوت است که می‌تواند جسمی، انسانی و یا سازمانی باشد.
علل جسمی: این علت‌ها ملموس و عادی هستند.
علل انسانی: زمانی که انسان خطایی را مرتکب شود و یا کاری ضروری را انجام ندهد.
علل سازمانی: این دسته از علل درمورد سیستم، روند یا سیاستی است که مورد استفاده دیگران قرار می‌گیرد.
روش کتوو (CATWOE)
در این روش امکان شناسایی مشکل، اهداف شرکت‌ها و… وجود دارد. لازم به ذکر است که این تکنیک بیشتر مناسب سازمان‌ها، شرکت‌ها و… است. با بررسی چک لیست زیر راحت‌تر می‌توان برای مشکلات پیش آمده، راه حل پیدا کرد:
- مشتری‌ها
- بازیگران
- روند تحلیل
- جهان بینی
- مالکان
- محدودیت‌های محیطی
تمامی این عناصر چشم اندازهای نوینی را به وجود می‌آورند و به بررسی مسئله کمک می‌کنند. روش CATWOE پیش از مشارکت فعالانه سایر اعضای تیم، اطلاعات جامعی را برای حل مسائل فراهم می‌کند.
روش پنج چرا (Five Whys)
این روش به شما کمک می‌کند تا بتوانید با سرعت بیشتری ریشه‌های یک مسئله را بیابید. سادگی استفاده از این تکنیک، انعطاف پذیری زیادی به وجود می‌آورد و به راحتی با سایر روش‌های دیگر نیز ترکیب پذیر است. در متد پنج چرا باید به سرعت از پاسخ به سوال بعدی حرکت کنید؛ چرا که این کار سبب مشخص شدن یک تصویر کلی از مسئله خواهد شد.
نمودار استخوان ماهی (Fish bone Diagram)
خوب است بدانید در ایجاد بسیاری از مشکلات، چندین مسئله دست به دست یکدیگر می‌دهند و آشفتگی به بار می‌آورند! متد استخوان ماهی که به نام ایشیکاوا نیز شناخته می‌شود، راه حلی است که از آناتومی ماهی الهام گرفته شده است. این نمودار یک ابزار فوق العاده است که با استفاده از آن، اعضای یک تیم می‌توانند برای ایجاد طوفان فکری درمورد بررسی علل ایجاد مشکل، دست به کار شوند.
چه چیزی باعث می‌شود مسائل را خوب حل کنیم؟
توانایی انطباق و حرکت با تغییر تکنولوژی، رفتار مشتری و چشم‌انداز کسب‌وکار ضروری است، تا بتوانید تشخیص دهید که چه زمانی کسب‌وکار شما نیاز به تغییر دارد و بر اساس آن تصمیم‌گیری کنید.
کسی که مهارت حل مسئله را دارد، این توانایی را دارد که عقب‌نشینی کند و عمل‌گرایانه فکر کند و از واکنش عاطفی به موضوع اجتناب کند.
مهارت حل مسئله در کنار حفظ اسرار شرکت خصوصاً در مواقع بحران بسیار مهم است. به عنوان یک مدیر حتماً باید فرآیندی را برای حل مشکلات در نظر بگیرید. با یک فرآیند خوب، می‌توانید مشکلات را به سرعت و به طور مؤثر حل کنید. بدون فرآیند، راه‌حل‌های شما ممکن است بی‌اثر باشند، گیر بی‌افتید یا کاری انجام ندهید و گاهی اوقات هم عواقب دردناکی به همراه خواهد داشت.
وقتی با ارائه راه‌حل‌های سریع به دیگران کمک می‌کنید بر مشکلاتشان غلبه کنند، ارزش شما به عنوان یک متخصص به طور خودکار افزایش می‌یابد. درک این نکته مهم است که مهارت حل مسئله فقط یک توانایی نیست. این یک ذهنیت کامل است، ذهنیتی که افراد را وادار می‌کند تا بهترین‌ها را در خود به نمایش بگذارند.
برای اینکه در مهارت حل مسئله مؤثر باشید، احتمالاً به مهارت‌های کلیدی دیگری نیاز دارید.
جمع بندی پایانی
در این مقاله دریافتید که مهارت حل مسئله چیست و چگونه مهارت حل مسئله را در خودمان افزایش دهیم.توانایی حل مسئله یکی از مهارت‌های مهم در زندگی است که در تک تک بخش‌های زندگی هر فردی کارآیی دارد. در صورت ارتقا این مهارت و به کارگیری تکنیک‌های آن، می‌توانید به راحتی مشکلاتی که در زندگی شخصی و یا شغلی شما پیش می‌آید را به بهترین شکل ممکن رفع کنید.
منابع :
